Quy đóng gói hàng hóa là gì? Tổng hợp cách đóng hàng chuẩn

 

Quy đóng gói hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc bảo vệ sản phẩm khỏi hư hỏng và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Vậy hiểu quy đóng gói hàng là gì? Những cách đóng hàng chuẩn nào được áp dụng phổ biến? 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích khái niệm "quy đóng gói hàng hóa" và cung cấp cho bạn những cách đóng gói hàng chuẩn nhằm đảm bảo hàng hóa của bạn an toàn và không bị hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển. 

Quy cách đóng gói hàng hóa là gì?

Quy cách đóng gói hàng hóa (Packaging) được hiểu đơn giản là các yêu cầu về kích thước, trọng lượng, chất liệu và tiêu chuẩn đóng gói sản phẩm để vận chuyển và bảo vệ sản phẩm trong quá trình giao hàng. Quy cách đóng gói có thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng loại sản phẩm. 

Ví dụ, sản phẩm thực phẩm thường được đóng gói trong hộp carton, túi nhựa hoặc hũ nhựa có nắp. Trong khi đó, sản phẩm điện tử có thể được đóng gói trong hộp carton kèm mút xốp hoặc túi nhựa chống tĩnh điện để bảo vệ. 

Việc này nhằm bảo vệ chất lượng sản phẩm, đảm bảo hàng hóa không bị hư hại và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế. Đồng thời, việc đóng gói hàng hóa cũng tạo nền tảng để xác định trách nhiệm của các bên liên quan trong trường hợp xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển.

Các hàng hóa được vận chuyển đi xa cần được đóng gói nhiều lớp 

Để tránh thất lạc hàng hóa cần ghi chú kỹ về các thông tin người nhận 

Chú ý dùng băng keo cố định 2 mép của món hàng 

Sử dụng bọc chống sốc đóng gói hàng hóa hạn chế sự va đập trong quá trình vận chuyển 

Quy cách đóng gói sẽ khác nhau tùy vào loại hàng hóa

Những quy định chung về việc đóng gói hàng hóa mà bạn nên biết

Dù là bất kỳ loại hàng hóa nào bạn cũng phải đều tuân theo một số quy định chung như sau:

• Hàng hóa cần được đóng gói một cách cẩn thận, sử dụng giấy, các loại tấm xốp PE foam, PU, eva, các loại túi xốp khí, xốp bóp nổ, màng co định hình để hạn chế các tác động lực trong quá trình vận chuyển hoặc do các tác động từ môi trường bên ngoài.

• Niêm phong hàng hóa chắc chắn bằng băng keo để tránh việc hàng hóa bị rơi rớt hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển.

• Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa như hàng dễ bẩn, ướt, chất lỏng, hàng dễ vỡ,... cần phải được đóng gói phù hợp với các tiêu chuẩn và yêu cầu của bên vận chuyển. Ngoài ra, cần dán nhãn cảnh báo đặc biệt ở bên ngoài thùng hàng nếu như hàng hóa đó đặc biệt hoặc có giá trị cao.

• Đối với những hàng hóa có hình dạng đặc biệt, cần được bao gói một cách cẩn thận và dán băng keo cho các cạnh sắc nhọn hoặc các cạnh bị lồi ra để đảm bảo an toàn cho sản phẩm.

• Ghi đầy đủ các thông tin của người nhận bao gồm họ tên, số điện thoại và địa chỉ, để tránh việc hàng hóa bị thất lạc trong quá trình vận chuyển đến tay khách hàng.

>> Xem thêm: Các loại túi xốp khí chống sốc phổ biến

Một số quy định chung để đảm bảo an toàn cho hàng hóa mà bạn cần biết

Phân loại cách đóng gói hàng hóa

• Phân loại theo công dụng: Bao bì trong và bao bì ngoài. 

• Theo số lần sử dụng của bao bì: Bao bì sử dụng một lần hoặc nhiều lần. 

• Phân loại theo đặc tính chịu nén của bao bì: Bao bì cứng, bao bì nửa cứng và bao bì mềm. 

• Theo vật liệu chế tạo nên bao bì: Bao bì bằng nhựa, phổ biến là nhựa PE, PP, Eva, EPS, PU để tạo ra các vật liệu xốp mềm tương ứng,… 

Những yêu cầu về thùng giấy, bao bì khi đóng gói hàng hóa

Khi đóng gói hàng hóa và bưu phẩm để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Do đó, thùng giấy và bao bì để đóng gói cũng cần tuân thủ những yêu cầu cụ thể như sau:

• Tuân thủ tiêu chuẩn của từng hình thức vận chuyển đặc biệt khi vận chuyển hàng bằng máy bay, tàu biển, xe tải, container,...

• Thùng giấy hoặc bao bì đóng gói cần phải có kích thước phù hợp để dễ dàng vận chuyển và lưu trữ trên container hoặc pallet.

• Phải đáp ứng những yêu cầu về độ bền và độ dẻo dai để chịu được những va chạm, kéo hoặc đẩy trong quá trình vận chuyển qua đường biển, hàng không, đường sắt hoặc đường bộ.

• Thùng giấy hoặc bao bì phải có khả năng thích ứng với sự thay đổi về khí hậu, thời tiết tại các địa điểm vận chuyển khác nhau.

• Thùng giấy hoặc bao bì đóng gói hàng hóa không được bị biến mùi, ẩm mốc hay hư hỏng để bảo vệ hàng hóa một cách tốt nhất.

• Đặc biệt, trên thùng giấy hoặc bao bì cần có các ký hiệu đặc biệt bên trên để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc hàng hóa không bị hư hại trong quá trình vận chuyển và bốc dỡ.

Hướng dẫn chi tiết cách đóng gói các loại hàng hóa thường gặp

Cách đóng gói hàng điện tử hoặc những mặt hàng có giá trị cao

Đối với các mặt hàng điện tử và hàng hóa có giá trị cao như điện thoại, máy tính bảng, tivi, máy quay phim,....nên sử dụng các chất liệu có độ đàn hồi chống sốc cao như miếng bọt biển làm từ Polyethylene hoặc Polyurethane, giấy Bubble được thiết kế đặc biệt để bảo vệ hàng hóa dễ vỡ.

Sau khi bọc hàng hóa bằng giấy chống sốc, tiếp theo bạn hãy sử dụng băng keo để quấn chặt và đặt nhẹ nhàng vào thùng carton. Đồng thời, bạn nên sử dụng những thùng carton 3 hoặc 5 lớp có kích thước vừa đủ để đặt hàng hóa và sử dụng các vật liệu mềm để chèn vào khoảng trống trong thùng để hàng hóa được cố định và tránh xê dịch trong quá trình vận chuyển.

Đối với những mặt hàng điện tử hoặc có giá trị cao nên có thêm lớp chống sốc để an toàn

Cách đóng gói đối với những mặt hàng dễ vỡ, thủy tinh

Đối với những mặt hàng dễ vỡ như đồ thủy tinh hoặc đồ gốm, bạn hãy sử dụng những loại giấy bọt khí có khả năng đàn hồi và chống va đập tốt để bọc vào hàng hóa trước khi đặt vào thùng carton.

Đặc biệt với các sản phẩm thủy tinh hoặc gốm sứ có nhiều góc cạnh, hãy đảm bảo rằng các góc cạnh được bọc kín. Sau khi đặt hàng hóa vào thùng carton, nếu còn khoảng trống thừa, hãy sử dụng giấy báo, xốp, trấu,... để lấp đầy khoảng trống đó. Điều này giúp cố định hàng hóa bên trong thùng carton và tránh bị xê dịch trong quá trình vận chuyển. Sau khi đóng gói, hãy dùng băng keo quấn xung quanh thùng carton và dán nhãn ghi chú "Hàng dễ vỡ" trên thùng để nhân viên vận chuyển biết và chú ý. 

Hãy chú ý bao bọc kỹ các góc cạnh của những mặt hàng thủy tinh, dễ vỡ

Quy định đóng gói hàng hóa là đồ gia dụng

Để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, bạn có thể bọc thêm một lớp chống thấm ngoài bao bì cho các mặt hàng đồ gia dụng. Trong trường hợp cần đóng gói, hãy sử dụng giấy bóng khí chống sốc có độ dày ít nhất 5cm. Đồng thời, đảm bảo quấn kín sản phẩm bằng giấy chống sốc trước khi đặt vào thùng carton. Để hàng hóa được an toàn hơn, bạn hãy lấp kín khoảng trống trong thùng trước khi niêm phong bằng băng dính.

Đóng gói hàng hóa là mỹ phẩm

Mỹ phẩm là một trong những mặt hàng bạn cần phải đóng gói kỹ càng nhằm tránh tình trạng mỹ phẩm bị chảy ra ngoài. Vậy nên, bạn cần bọc kín mỹ phẩm bằng cách dùng băng dính cố định nắp sản phẩm để tránh chất lỏng chảy ra bên ngoài, ngay cả khi sản phẩm bị đặt ngược. 

Sau đó, để bảo vệ bên ngoài sản phẩm, hãy sử dụng các vật liệu chống va đập để quấn bên ngoài như bọt khí. Tiếp theo dùng mút, xốp, hạt nở,...để lấp đầy khoảng trống trong hộp đựng mỹ phẩm để không bị xê dịch khi vận chuyển. 

Nên dùng băng dính để cố định nắp sản phẩm tránh sản phẩm bên trong đổ ra ngoài

Đóng gói sách vở và các loại văn phòng phẩm

Đối với nhóm sách vở, văn phòng phẩm, cách đóng gói có thể được điều chỉnh tùy theo từng mặt hàng cụ thể:

• Đối với các sản phẩm dạng quyển (sách, vở, sổ, báo, tạp chí, tài liệu...): Bạn hãy sử dụng một lớp nilon để bọc bên ngoài nhằm bảo vệ sản phẩm khỏi bị trầy xước. Sau đó, đặt sản phẩm vào thùng carton có kích thước phù hợp để sản phẩm được nguyên vẹn.

• Đối với các sản phẩm dạng mảnh (bản đồ, tranh vẽ...): Đối với các sản phẩm này, bạn có thể cuộn tròn và đặt vào ống bìa carton cứng hoặc ống nhựa và bịt kín ở cả hai đầu. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt sản phẩm vào cặp tài liệu và sử dụng thùng carton cứng có kích thước và hình dáng phù hợp để đóng gói.

Đóng gói các mặt hàng thời trang, quần áo, giày dép và phụ kiện

Nhóm sản phẩm này bao gồm áo sơ mi, áo phông, quần jeans, quần áo, giày da, giày thể thao, giày búp bê, dép quai hậu, túi xách...Tùy thuộc vào nhà sản xuất mà cách đóng gói sản phẩm sẽ có sự khác biệt. Dưới đây là các cách đóng gói cụ thể:

• Trường hợp sản phẩm có sẵn hộp từ nhà sản xuất: Đặt hộp vào một túi nilon thông thường và sau đó sử dụng băng dính để gói kín hàng hóa lại.

• Trường hợp sản phẩm không có hộp từ nhà sản xuất: Sử dụng một lớp nilon bong bóng khí để bọc sản phẩm và sau đó đặt vào túi nilon. Tiếp theo, sử dụng băng dính để đóng kín sản phẩm lại. 

Những mặt hàng quần áo, giày dép,...chỉ cần đặt vào hộp hoặc túi nilon thông thường

Đóng gói hàng hóa là chai nhựa, chất lỏng, nước giải khát

Tương tự như cách đóng gói mỹ phẩm, chai nhựa cần được bọc kỹ để tránh rò rỉ chất lỏng chảy ra bên ngoài. Bạn hãy đặt chai nhựa trong thùng gỗ kín hoặc thùng thiếc và kèm thêm lớp mùn cưa để hấp thụ chất lỏng trong trường hợp chai lọ bên trong bị vỡ. Khi đặt nhiều chai lọ trong cùng một thùng thì bạn nên dùng thêm vách ngăn hoặc các vật liệu chống sốc như tấm bọt khí, mút, xốp, hạt nở,... để chèn vào khoảng trống nhằm ngăn chặn va đập trong quá trình vận chuyển.

Cách đóng gói hàng hóa là sản phẩm, thực phẩm khô

Để đảm bảo chất lượng của hàng hóa và tránh sự thu hút côn trùng, thực phẩm khô nên được đóng gói kín và sử dụng nhiều lớp bảo vệ. Bạn nên sử dụng các gói chống ẩm hoặc hút chân không là điều cần thiết để duy trì chất lượng của sản phẩm. Đặc biệt, hãy đảm bảo rằng thực phẩm phải có hạn sử dụng tối thiểu là 1 tháng. Ngoài ra, cần chú ý đến các yêu cầu về điều kiện lưu trữ khi vận chuyển sản phẩm với các đơn vị vận chuyển.

Cần lưu ý những gì khi lựa chọn phụ kiện để đóng gói hàng hóa

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều lựa chọn về phụ kiện đóng gói với đa dạng mẫu mã và chủng loại, gây khó khăn cho nhiều người trong việc chọn lựa phụ kiện đóng gói chất lượng và tránh các rắc rối không cần thiết. Trước khi bắt đầu đóng gói hàng hóa, bạn cần lựa chọn các phụ kiện đóng gói như thùng carton, thùng giấy, bao bì và các phụ kiện khác một cách cẩn thận. Hãy lựa chọn những phụ kiện đóng gói chất lượng, đáng tin cậy và đáp ứng các yêu cầu cần thiết để bảo vệ hàng hóa một cách an toàn nhất. 

Những lưu ý về thông tin quan trọng cần có trên các đơn hàng

Sau khi đóng gói hàng hóa, bạn cần bổ sung thông tin trên gói hàng để đảm bảo kết nối giữa người vận chuyển, chủ cửa hàng và người mua. Một số thông tin bắt buộc phải có trên bill hàng là: 

• Thông tin người nhận: Bao gồm tên người nhận, số điện thoại và địa chỉ giao hàng.

• Thông tin người gửi: Bao gồm tên người gửi, số điện thoại và địa chỉ gửi.

• Mã vận đơn của đơn hàng.

• Danh sách các sản phẩm mà khách hàng mua.

• Khối lượng của đơn hàng.

• Thời gian dự kiến giao nhận (nếu có).

• Thông tin về phương thức thanh toán của đơn hàng.

• Ghi chú hàng không vận chuyển được bằng đường hàng không: Trong trường hợp có ít nhất một mặt hàng không thể vận chuyển bằng đường hàng không, cần có một ghi chú trên bill để thông báo về thông tin này.

Trên đây là toàn bộ thông tin về khái niệm quy cách đóng gói hàng hóa và cách đóng gói hàng hóa chi tiết cho từng loại sản phẩm. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách đóng gói cho từng mặt hàng và bảo đảm an toàn cho hàng hóa của mình nhất trong quá trình vận chuyển. Nếu bạn có nhu cầu mua những phụ kiện đóng gói như xốp PE Foam, túi xốp khí, xốp cách nhiệt,.... hãy liên hệ ngay cho Khang Trang qua số hotline: 0982.362.255. Chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ bạn.